Document legal

Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: aprilie 2026

1. Despre acest document

Această Politică de confidențialitate explică modul în care SC ELGAMI DENTAL SRL, prin clinica KinetiqART, colectează, utilizează și protejează datele cu caracter personal ale pacienților, vizitatorilor site-ului, candidaților la recrutare, reprezentanților companiilor partenere și ale oricăror persoane care intră în contact cu noi.

Documentul este redactat în acord cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR"), cu Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR, cu Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal în sectorul comunicațiilor electronice și cu Legea nr. 95/2006 privind reforma în domeniul sănătății.

2. Cine suntem (Operatorul de date)

Denumire: SC ELGAMI DENTAL SRL
Sediu social: Mun. Onești, Bd. Republicii nr. 43, ap. 12, jud. Bacău
Sediul clinicii KinetiqART: Strada Sfinții Apostoli nr. 10, 601095 Onești, jud. Bacău
Nr. Registrul Comerțului: J4/1178/2015
CUI: 35238790
Reprezentant legal: Dr. Micu Gabriel
Email general pentru pacienți: [email protected]
Email pentru cariere: [email protected]
Email pentru companii și parteneriate: [email protected]
Email pentru protecția datelor: [email protected]
Telefon și WhatsApp: +40 749 113 234

În cele ce urmează, ne vom referi la noi ca „KinetiqART", „operatorul" sau „noi".

3. Responsabilul cu protecția datelor (DPO)

Având în vedere că activitatea noastră implică prelucrarea pe scară largă a datelor sensibile referitoare la sănătate, am desemnat un responsabil cu protecția datelor (Data Protection Officer), conform art. 37 alin. (1) lit. (c) din GDPR.

Date de contact DPO: Elena Micu | [email protected]

Pentru orice întrebare legată de protecția datelor tale personale sau pentru a-ți exercita drepturile, te poți adresa direct DPO-ului.

4. Ce date colectăm

În funcție de modul în care interacționezi cu noi, putem colecta următoarele categorii de date:

4.1 Date colectate prin formularul de contact și de programare de pe site

Nume și prenume
Număr de telefon
Adresă de email (atunci când o furnizezi)
Motivul prezentării (ex: durere, recuperare post-operatorie, prevenție)
Detalii suplimentare furnizate voluntar în câmpul de mesaj

4.2 Date colectate la prima evaluare în clinică

Date de identificare: nume, prenume, CNP (atunci când este necesar pentru documente medicale), data nașterii, adresă, telefon, email
Date medicale: istoric medical, diagnostice anterioare, intervenții chirurgicale, medicație curentă, alergii, rezultate de investigații (RMN, radiografii, analize) furnizate de tine
Date funcționale: rezultate ale evaluării posturale, ale testelor de mobilitate, forță, echilibru, propriocepție
Obiective personale și stil de viață: somn, alimentație, nivel de activitate fizică, stres, motivație, în măsura în care le împărtășești
Documente de asigurare medicală (atunci când este cazul)

4.3 Date colectate pe parcursul programului de recuperare

Evoluția simptomelor și a parametrilor funcționali
Notițe ale terapeuților din fiecare ședință
Rezultate ale evaluărilor periodice
Imagini sau înregistrări video ale execuției exercițiilor (numai cu acordul tău scris explicit, exclusiv pentru analiza tehnică internă)

4.4 Date colectate prin formularul de pe pagina Testimoniale și Recenzii

Numele tău și prenumele
Telefon
Email
Numărul de stele acordat
Conținutul feedback-ului (textul liber descris)

4.5 Date colectate prin formularul din pagina de Cariere

Nume și prenume
Telefon
Email
Rolul pentru care aplici
Mesaj scurt (opțional)
CV (PDF) și eventuale documente atașate (certificări, scrisori de recomandare)

4.6 Date colectate prin formularul din pagina Corporate

Numele și funcția persoanei care completează formularul
Numele companiei
Numărul aproximativ de angajați
Email și telefon de contact
Direcția de pachet preferată
Mesaj scurt (opțional)

4.7 Date colectate automat la vizitarea site-ului

Adresă IP, tip de dispozitiv, sistem de operare, browser
Pagini accesate, timp petrecut, surse de trafic
Date colectate prin cookies (vezi Politica de cookies)

4.8 Date colectate prin canale de comunicare

Mesaje, apeluri, conversații pe WhatsApp, formular de contact, email
Conținutul interacțiunilor pe rețele sociale (Instagram, YouTube), atunci când inițiezi tu contactul

Date sensibile: datele tale medicale fac parte din categoria specială de date cu caracter personal, conform art. 9 GDPR. Le tratăm cu nivelul maxim de confidențialitate și securitate, accesul fiind limitat strict la personalul medical și terapeutic implicat direct în îngrijirea ta.

5. De ce colectăm aceste date (scopurile prelucrării)

Scop	Categorii de date	Temei juridic
Programarea ședințelor și gestionarea relației medicale	Date de identificare, contact	Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR)
Furnizarea serviciilor medicale de recuperare	Date de sănătate, funcționale	Asistență medicală (art. 9 alin. 2 lit. h GDPR) + consimțământ (art. 9 alin. 2 lit. a)
Întocmirea fișei medicale și a documentelor obligatorii	Date de identificare, medicale, financiare	Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR)
Facturare, contabilitate, raportări fiscale	Nume, CNP, adresă, sume facturate	Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c)
Comunicare cu medicii curanți (la cererea ta)	Date medicale relevante	Consimțământ explicit (art. 9 alin. 2 lit. a)
Trimiterea de comunicări de marketing (newsletter)	Email, prenume	Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a)
Răspuns la întrebări prin formular sau canale de contact	Date de contact, conținutul mesajului	Interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f)
Procesarea cererilor de recrutare	Date din CV, mesaj, contact	Etapa precontractuală (art. 6 alin. 1 lit. b) + consimțământ (lit. a)
Procesarea cererilor de la companii (programe corporate)	Date de contact și date de companie	Etapa precontractuală (art. 6 alin. 1 lit. b)
Prelucrarea feedback-ului și a recenziilor	Nume, contact, conținutul mesajului, rating	Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a) + interes legitim
Analiza traficului pe site, optimizarea experienței	Date tehnice, comportamentale	Consimțământ (cookies analitice)
Apărarea drepturilor în justiție, conformare cu cereri ale autorităților	Toate categoriile relevante	Interes legitim / obligație legală

6. Cui transmitem datele (destinatari)

Datele tale nu sunt vândute și nu sunt transmise terților în scopuri comerciale. Le împărtășim doar cu:

6.1 Personalul KinetiqART

Terapeuții implicați direct în planul tău de recuperare
Personalul de recepție, exclusiv pentru programări și facturare
Reprezentantul legal și administrația, pentru gestionarea internă

Toate persoanele care au acces la datele tale medicale sunt obligate prin contract de muncă și prin lege să respecte secretul profesional medical.

6.2 Furnizori și parteneri (procesatori)

Furnizori de servicii IT și găzduire site:
Furnizor software de gestiune programări și fișe medicale:
Furnizor servicii email:
Cabinet de contabilitate: pentru evidența financiară
Procesatori plăți electronice:
Furnizori platforme de comunicare: WhatsApp, în măsura în care alegi să comunici prin acest canal
Furnizori platforme de analiză web: Google Analytics (date anonimizate), conform Politicii de cookies
Pentru programe corporate: atunci când agreăm un parteneriat cu o companie, transmitem doar date agregate, anonimizate și niciodată date individuale identificabile, fără acordul scris al fiecărui angajat în parte

Cu fiecare dintre acești procesatori am semnat Acord de prelucrare a datelor (DPA), prin care se obligă să prelucreze datele exclusiv conform instrucțiunilor noastre și să asigure același nivel de protecție garantat de prezenta Politică.

6.3 Autorități publice

Putem fi obligați prin lege să transmitem date către:

Casa Națională de Asigurări de Sănătate (când este cazul)
ANAF, în scopuri fiscale
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), la solicitare
Instanțe judecătorești sau organe de cercetare penală, la cerere legală

6.4 Alți medici sau clinici

Numai cu consimțământul tău scris explicit și exclusiv în beneficiul îngrijirii tale medicale.

7. Transferuri internaționale de date

Datele tale sunt prelucrate, în principal, pe teritoriul Spațiului Economic European (SEE).

În cazul în care, prin intermediul anumitor furnizori (de exemplu, Google sau Meta, pentru platforme de marketing și analiză), datele ajung să fie transferate în țări din afara SEE, ne asigurăm că:

Acele țări au o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană, sau
Transferul este protejat prin Clauze Contractuale Standard aprobate de Comisie, sau
Există alte garanții echivalente (certificări, coduri de conduită)

Ai dreptul să soliciți o copie a garanțiilor aplicabile, contactându-ne la datele de mai sus.

8. Cât timp păstrăm datele

Aplicăm principiul limitării stocării: păstrăm datele doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, plus termenele legale obligatorii.

Tip de date	Durata de păstrare
Fișa medicală a pacientului	Minimum 25 de ani de la ultima vizită, conform Legii 95/2006 și normelor de aplicare
Documente financiare (facturi, chitanțe)	10 ani, conform Codului fiscal
Date din formularul de contact (programări nefinalizate)	12 luni de la ultima interacțiune
Date pentru newsletter	Până la dezabonare sau retragerea consimțământului
Date de trafic site (cookies analitice)	Maximum 26 de luni
Înregistrări video/audio ale execuției exercițiilor	Maximum 12 luni de la finalul programului, dacă există acord scris
Corespondență email și mesaje	3 ani de la ultima comunicare, dacă nu există motiv legal de păstrare mai îndelungată
Date din formulare de cariere (CV, scrisoare)	Maximum 12 luni de la primire, dacă nu agreăm altfel împreună
Date din formulare corporate	24 luni de la ultima interacțiune (în caz de parteneriat activ, durata contractului plus 5 ani)
Recenzii și feedback (rating + text)	36 luni de la primire, sau până la solicitarea de ștergere a autorului

La expirarea acestor termene, datele sunt șterse în siguranță sau anonimizate ireversibil.

9. Cum protejăm datele tale (măsuri de securitate)

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele tale împotriva accesului neautorizat, pierderii sau alterării:

Măsuri tehnice:

Servere cu acces controlat și criptare
Conexiune securizată HTTPS pe site
Sisteme de backup periodic
Software antivirus și firewall actualizat
Acces pe bază de cont și parolă, cu autentificare în doi pași acolo unde e posibil
Criptare a fișelor medicale digitale
Separarea zonelor de stocare pentru date generale vs. date medicale sensibile

Măsuri organizatorice:

Training periodic al personalului privind protecția datelor și secretul profesional
Acces limitat la date pe principiul „nevoie de a cunoaște" (need-to-know)
Politici interne stricte de confidențialitate
Acorduri de confidențialitate semnate cu toți angajații și colaboratorii
Procedură internă pentru gestionarea incidentelor de securitate
Evaluare periodică a riscurilor și a măsurilor implementate

Cu toate acestea, niciun sistem nu este invulnerabil. În eventualitatea unui incident care îți afectează datele, vom notifica ANSPDCP în maximum 72 de ore și te vom informa direct, dacă incidentul este de natură să producă un risc ridicat pentru drepturile tale.

10. Drepturile tale (informare extinsă în Documentul „GDPR, drepturile tale")

În calitate de persoană vizată, ai 9 drepturi conform GDPR:

Dreptul de acces
Dreptul la rectificare
Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat")
Dreptul la restricționarea prelucrării
Dreptul la portabilitatea datelor
Dreptul la opoziție
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate
Dreptul de a-ți retrage consimțământul
Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP

Detalii complete despre fiecare drept și cum îl exerciți, în pagina GDPR, drepturile tale.

Cum îți exerciți drepturile: trimite-ne o cerere scrisă la [email protected] sau la sediul clinicii. Răspundem în maximum 30 de zile calendaristice de la primire (termenul poate fi extins cu încă 60 de zile pentru cereri complexe, cu informarea ta prealabilă).

Date contact ANSPDCP:

Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București
Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
Email: [email protected]
Website: www.dataprotection.ro

11. Cookies și tehnologii similare

Site-ul nostru folosește cookies. Detalii complete în Politica de cookies.

12. Programe corporate, prevedere specială

Atunci când o companie achiziționează un program corporate KinetiqART, fiecare angajat care se înscrie în program devine pacient KinetiqART și beneficiază de aceeași protecție a datelor ca orice alt pacient. Compania nu primește acces la datele individuale medicale ale angajaților. Compania primește, după caz și conform contractului semnat:

Date statistice agregate (numărul de angajați înscriși, ședințe consumate, evoluție generală)
Raportări de utilizare anonimizate (categorii de afecțiuni adresate, fără identificarea persoanei)
Confirmare de prezență la sesiuni (când compania o solicită contractual și angajatul a consimțit explicit)

Datele individuale medicale, planurile personalizate și conținutul ședințelor rămân exclusiv între angajat și echipa medicală KinetiqART.

13. Modificări ale acestei Politici

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această Politică, în special pentru a reflecta modificări legislative sau ale practicilor noastre. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină, cu data ultimei modificări marcată în partea de sus.

Pentru modificări semnificative, te vom informa în prealabil prin email sau printr-un anunț vizibil pe site, cu cel puțin 14 zile înainte de intrarea în vigoare.

14. Întrebări sau plângeri

Dacă ai întrebări despre această Politică sau despre modul în care îți tratăm datele, ne poți contacta:

Email DPO: [email protected]
Email general: [email protected]
Telefon: +40 749 113 234
Adresă pentru corespondență: Strada Sfinții Apostoli nr. 10, 601095 Onești, jud. Bacău